探析会计电算化条件下的企业财务档案管理

滕庆祥   四平市南湖公园经营管理处   136000

摘要：随着网络时代的发展，会计在网络知识的运用中越来越广泛，会计电算化也在会计核算工作中深入，财务档案管理受到一定程度的影响。财务档案管理工作是会计工作中的一个重要环节，也随着发生变化。本文从会计电算化档案管理的特点及存在的问题，分析如何加强会计电算化下财务档案管理。

关键词：会计电算化；特点；问题；加强

会计电算化是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机和专门财务软件代替人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的工程。自从有了会计电算化，会计的核算的精准度得到提高，同时减轻了会计工作人员的强度，使繁琐的工作更简单化。

会计电算化的特点

对于会计数据的处理有很大的变化。之前的会计问题都是单纯的依靠手工进行记载，会计分录的记录都需要人工来进行汇总，这样不但使会计工作的工作量增大，同时也增加了记录错误的风险。会计电算化的条件下，录入相应的数据利用系统里面的软件进行会计分录的核算，通过各个凭证的录入，计算机自动将数据完成，所有科目、借贷问题都是有计算机自动完成的，节省了人力，降低了错误概率。

录入的方式和保存方式发生变化。之前的会计方式都是利用手工记载的方式，可能会造成录入错误或者重复录入的情况。同时保存方式也发很大的变化，之前录入之后的保存方式都是纸质保存，保存过程中避免不了一些自然环境造成的损害。在会计电算化下，这些问题都是可以避免的，录入的方式改为计算机录入，避免了重复录入和一些错误的出现。同意保存方式也由纸质版的变为电子保存方式，可以随时使用随时查看，避免自然环境下带来的损失。

会计电算化下企业财务档案管理的特点和存在的问题

没有会计电算化之前的企业管理档案问题都是利用纸质进行记录，反应企业问题和境界业务。随着信息时代的发展，企业也逐渐使用会计电算化进行记录，记录的过程中也出现了很多特点和问。

会计电算化下企业财务档案管理范围扩大了。之前的会计工作围绕会计凭证和报表一些原始数据进行分类保管的，有了会计电算化之后，企业的财务档案管理都是利用财务软件进行管理的，加大了会计档案工作的范围，将数据进行录入系统中，从而形成一个电子文件，便于保存。会计电算下的财务档案管理是会计工作中不可忽视的内容，但是之前的纸质版本也需要保存，便于之后的查询，这样就加大了会计工作人员保存档案的范围。

会计电算化的应用软件主要是经过计算机完成的。电算化的档案管理只是将纸质版转变为电子版，所占面积缩小了，保存内容多了。但是与之前的会计工作相比，会计电算化档案管理工作只是利用了计算机对会计凭证、分录进行了汇总，便于查阅的时候的时候更直观。

会计电算化下的财务管理更加利于计算和分析。企业利用计算机上的财务软件，可实现企业内部的共享。企业内部可建立局域网，满足日常查下和统计分析问题，方便快捷的办公，不但节约了纸质版带来的浪费，同时也避免了因为纸质版长时间的翻阅而带来的磨损，这样大大提高了工作的效率和企业内部的服务能力。

会计电算化的企业财务档案易于修改。纸质版的档案管理相比，财务管理的软件更利修改和重置，避免了纸质版修改留下的痕迹，同时在便于携带。

财务档案管理需要高素质人才。会计电算电话的工作人员必须具有高素质，不仅仅要具备传统的知识，同样也要具备会计电算化的信息知识。高素质的会计工作人员对企业来说，能够更好的管理财务档案，同时能够为企业的发展提供更好的服务。所以对于会计电算化的下财务档案管理的工作人员要进行不定期的培训学习，提高知识能力和会计中的应用。同时会计工作人员要具备良好的职业道德。

通过对会计电算化下的企业财务档案管理的特点分析，我们发现在实际应用中他们也存在很多的问题需要改善。首先，它依赖计算机系统软件和硬件较强。它的记录都是利用计算机完成的，所以依懒性强。其次，安全性要求较高。财务记载的内容关系到企业的发展，所以不能被任意修改，保密度要高。第三，对于电子财务档案管理难度增大。纸质版档案的保存，知识保存纸质版本，但是会计电算化下的财务管理档案需要保存电子版的之外还要保存纸质版，增加了管理的难度。

会计电算化下企业财务档案管理的提高

会计财务档案管理的是会计电算化下企业会计工作的产物，是企业经济的发展的依据，所以我们要加强企业的财务档案管理，为企业以后的发展提供保障。

建立比较完善的财务档案管理制度。企业内部可以根据相应的会计法规文件，建立企业内部的财务档案管理制度。制度的订立对于企业来说利于管理，加强一些人员的操作，防止他们越权使用。

会计电算化下财务档案管理的管理和服务要做好。电算化下的档案不光有有电子版，同样也要将纸质版进行保存。对于纸质版的档案，要标记备注，防止自然灾害受到的损失，再者对纸质档案盒要与电子版档案分开保存，防止引起整个系统引起不可恢复的损坏。对于电子版的档案要进行定期检查，防止损坏带来的不可修复的后果。对于电子版打印出来的会计凭证、报表，要有各个部分负责人的签字盖章才能保存，确定档案的法律效力。同时，对于电脑杀毒软件要及时更新和升级，防止电子版财务档案受到病毒的侵害。

财务档案管理人员的素质要提高。财务档案管理是综合性强的一项工作，所以需要综合素质较高的人员去管理，管理水平关系到企业的发展情况。因此，提高财务档案管理人员的素质是企业的重要任务。企业财务部分要及时对财务档案管理人员的业务知识进行提升，逐渐改变原始的财务档案管理人员，让他们适应会计电算化下的财务档案管理。对财务档案管理人员不要定期进行业务培训，学习新知识，对计算机的应用知识要及时的掌握，尤其是对表格的应用、财务软件的应用，要及时的学习新方法。合理的建立财务档案管理人员的考核表，对业务能力强的人员要进行表扬，提高大家的工作积极性。

企业内部要不断的加强软硬件管理和建设。财务档案管理中离不开软硬件的管理，它的建设是财务档案管理不可缺少的一部分。企业在硬件建设中，要根据财务管理方面的实际需要购置计算机打印机等设备，按照国家标准执行会计电算化保护措施，选择质量好的硬板备份档案数据。在软件方面，电子档案的保存要加水印，对它进行保密保护，对数据进行加密处理，防止数据泄露，同时也防止非法拷贝财务档案数据。此外，为了便于财务软件的管理，要对开发软件的开发商相互使用，提高数据储存的标准。

加强会计电算化下网络环境的维护与管理。网络技术的发展，网络的安全性越来越差，数据保密、访问、身份识别都是网络安全的问题。对于财务档案管理系统采用密码管理，登录系统同样也采用密码保护，每次启用注意将防火墙启用，防止会计电算化系统与外部网络之间的联系。对数据进行加密处理，防止利用防火墙对会计电算化下的财务档案进行限制性的访问，保障在安全的网络环境下运行。

四、结束语

随着信息技术的发展，网络技术的不断更新，财务档案管理逐渐代替手工记账工作，这也意味着企业对于财务档案管理的要求要不断的提高，才能适应新环境。加强会计电算化下的财务档案管理，将成为企业重要的任务，财务档案管理的情况关系到整个企业的管理经营情况。之后会计电算化的发展会给财务档案管理工作带来更好的发展。

参考文献

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